いろはな社は「チームの一員」。充実の機能と手厚いサポートで安心の自社支援運用を実現！

将来的には自社支援に切り替えたいという強い思いがあった

ー まず、御社の事業内容と杉本様の役割についてお聞かせください。

弊社は、小売・飲食を中心に、ライフスタイル全般や街づくりのプロデュースまで、幅広い事業を展開しています。私は人事室に所属し、特定技能人材の支援責任者を務めています。現在は、約30名の外国人スタッフをサポートしています。

ー 導入前から自社支援を進められていましたが、切り替えの背景や理由についてお聞かせください。

最初の半年間は、私自身が支援責任者の要件を満たしていなかったこともあり、登録支援機関に支援をお願いしていました。ただ、当初から「将来的には自社支援に切り替えたい」という強い思いがありました。

弊社は「顔が見えるコミュニケーション」を大切にしています。そのため外部に任せるのではなく、自分たちが直接関わり、サポートしながら信頼関係を築く方が、会社の文化に合っていると考えたためです。

導入の決め手はサポート体制

ー 導入前、どのような課題を感じていましたか。

以前利用していた他社システムは、書類作成には便利でしたが、アラート機能がなく、在留カード更新を見落とすリスクがあると感じていました。これは絶対に避けたいミスでした。

また、私自身がほぼ未経験からのスタートで、社内にも詳しい人がいなかったため、不安を抱えていました。さらに、申請書類の準備や更新業務に加えて他の業務も多く、現場での面談やフォローの時間を十分に確保できないことも課題でした。

ー irohana導入の決め手は何でしたか。

導入の決め手は、やはりサポート体制でした。irohanaのシステム自体は導入当初まだ完成版ではありませんでしたが、「行政書士を含むチームで全力で支えます」と言っていただき、とても安心できました。ほぼ未経験だった私にとって、「一緒に取り組んで頂ける」と思えたことは、非常に心強かったです。

現場での面談やフォローに割ける時間を大幅に増やすことができ、これまで以上にしっかり向き合えるようになった

ー 実際に導入してみて、効果を感じていますか。

はい、大きな変化を感じています。まず在留カード更新の期限管理です。アラート機能が30日前や90日前に自動通知してくれるため、更新期限を見落とすリスクを未然に防げるようになりました。

さらに毎週のリマインドメールで更新対象者が整理されて届くので、わざわざログインしなくても状況を把握でき、忙しい現場では特に助かっています。

申請手続きも「ステップ1」「ステップ2」と順を追って進められる仕様になっており、必要事項を入力するだけで次に進めるため、初心者でも迷うことはありません。

ホーム画面も見やすく、ログインすれば「今やるべきこと」が一覧で表示されます。特定技能支援を始めたばかりの担当者にとって、とてもありがたい機能です。

irohana導入によって、現場での面談やフォローに割ける時間を大幅に増やすことができ、スタッフ一人ひとりとこれまで以上にしっかり向き合えるようになったのは、大きな効果だと実感しています。

ー 導入後のサポート面はいかがですか。

いろはな社の皆さまは、「チームの一員」だと思っています。サポートの方々がすぐに相談に乗って支えてくださるおかげで、業務を円滑に進めることができています。

以前、「私たちをチームだと思ってください」と言っていただいたのですが、本当にその通りだと感じています。

ー 今後、自社支援を検討している企業へのメッセージをお願いします。

特定技能支援は、書類業務や申請作業が多く、大変なことも多いです。しかし、irohanaにはそれを仕組みで解決する機能と、困ったときに支えてくれるサポート体制があります。

自社支援は決して難しいことではなく、正しく準備すれば十分に実現可能です。弊社のように「自社支援が自社の文化に合っている」と感じている企業様は、ぜひ一度いろはな社に相談してみてください。