自社支援化で管理費を見直し、外国人材への還元を実現！企業と外国人材の双方にとってWin-Winの関係に！

2007年から続く外国人雇用、17年の歴史

ー まず、御社の事業内容と村田様のお役割を教えてください。

当社は、金型材料の販売および金型モールドベースの販売を行っています。私は製造本部長として、営業所からの加工指示をもとに生産計画を立て、全体の工程管理を担当しています。

具体的には、お客様からいただいた図面をもとにCAD室でデータを作成し、そのデータを現場へ展開します。その後、材料や部品の入荷日を確認しながら機械ごとの加工予定を組み、最終的な出荷予定までを一貫して管理しています。

また、労務管理や勤怠管理、消耗品の発注管理なども担当しており、業務範囲は多岐にわたります。その中でも特に大きな役割を占めているのが、外国人材の管理です。当社では現在、技能実習生・特定技能・エンジニアを合わせて27名の外国人材が働いています。

ー 外国人材の雇用は、いつ頃から始められたのですか。

2007年からです。当時はまだ「研修生」という制度で、1年間は残業ができない研修期間があり、2年目から実習生として働く仕組みでした。そこから数えると、外国人材の雇用はすでに17年ほどになります。

私自身は2006年に入社しましたが、ちょうど工場の立ち上げ時期にあたっており、翌年には外国人材の受け入れも始まりました。一から立ち上げに関わることができたのは、今振り返ると非常に良い経験だったと感じています。

その積み重ねがあるからこそ、現在ではさまざまな業務を任され、「困ったら村田に相談しよう」と言われるような立場になっているのかもしれません。

管理費を見直す中で、irohana導入を決めた

ー irohanaを導入されたきっかけを教えてください。

正直に言うと、一番の理由は管理費の高さでした。

以前はコンサルティング会社に業務を委託していましたが、訪問は月に1回程度で、実際の対応はほとんど私自身が行っているような状況でした。通訳として来ていただくことはありましたが、その内容に対して「この管理費は高いのではないか」と感じるようになっていました。

特定技能の場合、日本人と同等の待遇が求められます。しかし、管理費を支払い続けていると、外国人材本人の給与を十分に引き上げることが難しいと感じていました。内製化ができれば、その分を本人たちに還元できるのではないかと考えたのが、導入を検討するきっかけです。

ー 自社支援を検討されたきっかけは何でしたか。

すべてのきっかけは、以前からお世話になっていた行政書士の方との出会いでした。もともとエンジニアの在留カード更新をお願いしており、長くお付き合いがあります。

あるとき、管理費を下げたい一方で内製化は難しい、という悩みを相談したところ、「いろはなさんという会社があるよ」とご紹介いただきました。

その行政書士の方は非常に信頼できる存在で、理由書の作成にも長けており、当社の状況を細部まで理解してくださっています。その方が勧めてくださるのであれば間違いない、そう思えたことが自社支援を検討する大きな後押しになりました。

ー 他社のサービスは検討されましたか？

いえ、他社は特に検討していません。以前からお付き合いのある行政書士の方からのご紹介で、いろはなさんの説明を聞いた時点で、導入は7割ほど決まっていました。

当時は、「ここまできたら自分でやるしかないのかもしれない」とも考えていました。YouTubeなどで調べると、「10人程度いれば専属で対応してもよい」といった情報もありましたが、実際にはすでに多くの業務を抱えており、片手間で対応するのは難しいと感じていたのが正直なところです。

思っていたよりも、自社支援は現実的で無理のない選択だった

ー 実際に自社支援を始めてみて、いかがでしたか。

オンラインでの申請を1回目、2回目と経験するうちに、少しずつ自信がついてきました。正直な感想としては、「思っていたよりも、これだけで済むのか」という印象でした。

振り返ってみると、これまでも実務の8割程度は社内で準備を行い、その上でコンサルティング会社に依頼していたんですよね。そう考えると、「あと2割だったのか」と感じる部分もありました。

一方で、制度が変更された際に、どこへ問い合わせればよいのか分からないという不安はあります。常に自分だけで情報を追い続けるのは現実的ではありません。その点、いろはなさんが窓口としていてくれるのは非常に助かっています。自分たちで対応できる部分は自立して進め、任せるべきところは任せる。そうした関係性がちょうど良いと感じています。

ー システムで、特に便利だと感じる機能はありますか。

在留カードの更新アラーム機能ですね。特定技能に限らず、すべての外国人材を登録できるため、「そろそろビザの更新が必要な人は誰か」が一目で分かります。

以前は自分でExcelの管理表を作成していましたが、システムで一元管理できるようになった点は非常に大きいと感じています。色分けによって、「すでに対応が完了している人」「3か月を切っているため準備が必要な人」といった状況が直感的に把握できるので、あちこちの資料を確認しに行く必要がなくなりました。

給与・定着・成長につながるWin-Winの関係が築けるようになった

ー 自社支援に切り替えて、具体的にどのような変化がありましたか。

一番大きいのは、外国人材への還元ですね。

技能実習生の時代は、ボーナスも「雀の涙」で1万円か2万円くらいしかあげられなかった。コンサルティング料金を払っていたので、正直それが限界でした。

それが今では、みんな20万円くらいのボーナスをもらえるようになっています。基本給も上がって、彼らも喜んでいますね。

ー 支援費の削減分以上に、外国人材へ還元されているのですね。

そうですね。ただ、それが良い形だと思っています。給与を上げることでモチベーションが高まり、その結果として会社の業績向上にもつながり、長く働いてもらえるようになります。

実際に、特定技能2号を目指す人も出てきていますし、「これからも日本で働き続けたい」と思ってもらえることは、会社にとっても大きなプラスです。そうした意味で、企業と外国人材の双方にとって、Win-Winの関係を築けていると感じています。

分かった上で管理することが重要。irohanaなら導入してよかったと思えるはず

ー 今後の外国人材活用について、どのようにお考えですか。

育成就労については、現時点では取り組む予定はありません。あくまでも特定技能に絞って進めていきたいと考えています。

当社には、過去に在籍していたベトナム人スタッフが再び来てくれているケースもありますし、他社で技能実習を終え、特定技能へ移行していない方がいれば、ぜひ受け入れたいと考えています。金属加工の経験があれば、当社の業務内容とも大きな違いはありません。

また、特定技能2号については、最近、技能実習3号から特定技能へ移行したメンバーが3名おり、今後は2号取得を目指していくことになると思います。その点についても、大いに期待しています。

ー 最後に、同じように自社支援への切り替えを検討している企業様へ、メッセージをお願いします。

どの会社でも、コンサルティング会社に依頼していたとしても、提出書類の7割程度は自社で対応しているのではないかと思います。あとは、その残りの3割を、どうやって自分たちでできるようにしていくか、という点だと思います。

そこをさらに自社で担えるようになれば、その分を特定技能者の給与に反映することができます。給与が上がればモチベーションも高まり、結果として会社の業績向上にもつながりますし、長く働いてもらえるようになります。そうなれば、特定技能2号を目指す人も出てきて、企業と外国人材の双方にとってWin-Winの関係を築けるはずです。

日本は少子化が進んでいますので、今後どこかのタイミングで外国人材を活用せざるを得ない場面が必ず出てきます。そのときに、「分かった上で管理している」のと、「よく分からないまま管理している」のとでは、大きな差が出ると感じています。

システムを活用しながら自分自身の知識を高め、いろはなさんのアドバイスを受けながら進めていけば、きっと「導入して良かった」と思えるはずです。担当者の方も常に対応してくださいますし、その点でも非常に心強い存在だと感じています。