「誰かがやってるなら自分でもできる」から始めた内製化！irohana導入で支援費用を削減し、業務効率を大幅改善！

委託先の対応不備やコスト削減の観点から自社支援を検討

ー まずはじめに、足立さんの現在の業務内容について教えてください。

HR領域を幅広く担当しており、人事・給与・勤怠・行政書類など、労務を含むバックオフィス業務全般を経理以外すべて担っています。

ー 特定技能人材の支援について、irohana導入前にはどのような課題がありましたか？

端的に言えば、外国人の採用から支援までを完全に内製化したいと考えていました。技能実習生を受け入れていた当時、委託していた登録支援機関の対応は後手で手厚いサポートとは言えず、人材紹介や派遣の経験がある私から見ても物足りないものでした。さらに月2万5千円を支払っているにもかかわらず、義務的支援である定期面談はほとんど実施されず、「この費用に見合う支援なのか」という疑問を常に抱えていました。

現場で起きた問題についても、登録支援機関から入ってくる情報はほぼありませんでした。全ては現場から上がってくる情報だけで、「だったら仲介業者は不要ではないか？」という状況でしたね。

特に外国人スタッフが通訳や登録支援機関を介して情報を伝える際に、肝心要の部分がごっそり抜けてしまったり、文脈で捉えれば全く違う内容だったりするケースが多かったんです。問題解決においても、関与する人間が増えれば増えるほど情報精度が落ちてしまう。だから自社でやった方が早いという結論に至りました。

構想や目標とフィットしていた点やコスト感が決め手に

ー 内製化に向けてどのような検討をされましたか？

内製化を進めるにあたり、AIで登録支援機関の立ち上げ方法を調べ、単なる自社完結だけでなく将来的な収益化も視野に入れていました。委託費用や採用コストを抑え、その分を職員に還元したい思いがあったからです。

その一環で人材紹介の資格を取得し、登録支援機関も立ち上げました。結果的に自社支援に必須ではないと後から知りましたが（笑）。

せっかく設立した以上、今後いろいろな形で活用していきたいと考えています。

ー irohanaとの出会いはどのような経緯でしたか？

たまたま当時の営業担当だった矢野さんから電話をいただいて、「irohanaというサービスが内製化にすごくフィットして伴走できるサービス内容になっています」というお話をいただきました。まさにタイミングが良かったですね。

ー 導入の決め手を教えてください。

決め手となったのは、まず費用感が自社のコストを圧迫しなかったこと、そして当時掲げていた構想や目標にしっかりフィットしていた点、さらに矢野さんのお人柄です。導入してからは、いろはなさんの柔軟な対応力をより強く実感しています。SNS上にグループを作って対応していただけるなど、こちらからの無理なオーダーや、事例のない要望にも応えていただいています。

紙のファイルを探す手間なくシステム上で完結

ー 現在のシステム活用状況はいかがですか？

ほぼ毎日いろはなを開いています。ビザ更新や定期届出の確認など、忘れやすいタイミングでチェックできるのは大きな安心です。入職予定者の入力状況や各種申請も、紙のファイルを探す手間なくシステム上で完結。必要な情報がすべて集約されているので、対応がスムーズになりました。今では、外国人スタッフに関する業務は「まずirohanaを開く」が当たり前の流れになっています。

ー 最後に今後の展望をお聞かせください。

「誰かがやってるなら自分もできる」と思って始めました。実際に内製化してみると、システム導入に勝るものはないと実感しています。大事なのは“内製化を目的にしない”こと。目的を明確にした上での手段だということです。

私の場合は、コストを抑えて職員に還元する原資を確保したいという目的があったので、特別な覚悟は不要でした。内製化は人に迷惑をかけることでも何かを失うことでもなく、むしろ業務時間を減らせるだけ。システム導入ならirohanaが最適だと思います。