書類がどこにあるか分からない。特定技能管理の非効率さが導入のきっかけに
ー まず、貴社の事業内容とお二人のご担当業務を教えてください。
金沢様：
技能実習生の管理団体としての受け入れと、特定技能の受け入れを行っています。私は監理責任者として登録していて、技能実習生と特定技能の企業・外国人本人への対応を担当しています。
後藤様：
私も監理責任者として、特定技能に関わる登録支援機関としての業務全般を担当しています。
ー irohana visaを導入する前、どのような課題を感じていましたか？
金沢様：
外国人の情報はスプレッドシート、収集した書類はMicrosoft Teamsのフォルダで管理していました。申請はすべて行政書士の先生にお願いしていたのですが、先生から「この書類が欲しい」と言われるたびにフォルダを探し回って、すぐに出てこなかったり、「見つかりませんでした」と言ってしまうこともありました。時間もかかるし、非効率だと感じていましたね。
組合の総会でこの話が出て、「特定技能はシステムが何も入っていないから非効率だ、導入しよう」という方針が理事から出されたのが検討のきっかけです。
ー 導入を検討する中で、他のシステムとも比較されましたか？
金沢様：
複数のシステムを調べました。また、顧問行政書士の先生も独自に複数のシステムを含めた比較検討をしてくださって、点数化した比較表をまとめてくれました。そのトータルスコアでirohana visaが最も高く、理事に提案して決定したという流れです。
他社のシステムも確認しましたが、トライアルがなく画面の説明を受けるだけで、実際に触って使用感を確かめることができませんでした。irohana visaはトライアルで実際に操作ができたので、使い勝手がはっきり分かりました。
他システムと徹底比較し、トライアルで使い勝手を確認できたirohana visaに決めた
ー irohana visaを実際に触ってみて、使いやすさはいかがでしたか？
金沢様：
他のシステムは文字ばかりで、どこに何があるか全て確認しないと分かりませんでした。irohana visaは色付きで「準備中」「未入力」「完了」といったステータスがパッと目に入ってくるので、直感的に分かりやすいと思いました。
後藤様：
私は技能実習生のシステムを使っていますが、文字ばかりで、どれがどの企業の実習生なのか確認するだけでも大変なんです。irohanaは顔写真と企業名がセットで表示されているので、すぐ分かる。運用しやすいと思いました。技能実習の管理もいずれこのような形にできるなら、早く使いたいですね。
雇用条件書のデータ入力、翻訳作業が1/4に。行政書士との連携もirohana visa上で一元化できた
ー 導入前後でどのような変化がありましたか？
金沢様：
雇用条件書のデータ入力、翻訳作業は、以前は所属機関が作成した内容を確認して、さらにGoogle翻訳で外国語版を用意するという手順でした。irohana visaだと全部で5分くらいで完成します。以前は確認と翻訳を合わせて20分はかかっていたと思うので、4分の1以下になりましたね。
AI翻訳機能は本当に助かっています。自動翻訳をして通訳に確認依頼をして……という手間が丸ごとなくなりました。
ー 行政書士の先生との連携において、変わったことはありますか？
金沢様：
以前はやり取りをLINEやメールで行って、さらに自社のTeamsフォルダにも同じものを保管するという二重管理が発生していました。irohana visaだと私も行政書士の先生も同じ画面で書類を確認できるので、「どこに何があるか」をお互いがすぐ把握できる状態になりました。それだけでだいぶ楽になりましたね。
ー 活用してよかったと感じる点を、改めて教えてください。
金沢様：
外国人一人ひとりの情報や書類が一箇所に集約されているので、探し回らなくて済むこと。書類への入力作業が圧倒的に速くなったこと、翻訳も自動でできること。この3点が特に大きいですね。
後藤様：
画面がとにかく見やすいです。顔写真があるから誰が誰かすぐ分かるし、ステータスも一目で把握できる。毎日使うシステムなので、そういうところはとても大事だと思います。
「本当は他社に教えたくない」それほど手放せないシステムになった
ー 最後に、irohana visaの良さを一言で表すとしたら？
後藤様：
同業他社には、本当は教えたくないですね（笑）。それくらい手放せないシステムだなと感じています。
金沢様：
ホームページやシステムの色合いも含めて、画面が目に優しくて好みです。毎日使うものなので、そういうところも大事ですよね。
後藤様：
システム導入を検討している方には、ぜひ一度使ってみてほしいですね。
