一人で50名の特定技能を支援。増える人数と情報整理・支援書類管理のミスに課題を感じていた
ー まず、貴社の事業内容と石田様のご担当業務を教えてください。
弊社は外国人材の人材紹介と、特定技能の登録支援機関としての業務を行っています。私自身はリクルート、面接設定、入社後の引越しや生活サポート、営業まで、基本的にすべて一人で対応している状況です。マレーシア出身の妻が翻訳や入社後のフォローを一部手伝ってくれていて、最近は業務委託の経理の方にも一部入力業務を手伝ってもらえるよう準備を進めているところです。
ー irohana visaを導入する前、どのような課題を感じていましたか？
一番の課題は、一人で対応している中で特定技能の方の人数が増えてきて、管理の手間が膨らんでいたことですね。以前はスプレッドシートとクラウドストレージで管理していたのですが、人数が増えるにつれて限界を感じていました。
もうひとつ大きかった課題が、登録支援機関としての支援計画の策定や、それに付随する膨大な情報管理です。以前は、外国人材一人ひとりの詳細な情報を個別の管理シートに手入力して整理していたのですが、項目が非常に多いため、どうしても情報の集約に時間がかかっていました。一人で対応しているので、入力するのも確認するのも結局自分なんです。
そうすると、どうしてもチェックが甘くなってミスが残ってしまう。同じ企業に複数名が配属される場合、Excelを使い回す形で情報を整理するのですが、パスポート番号のように一部だけ変わる情報をつい書き換え忘れてしまうことも多くて。気をつけていても起きてしまうので、ここは仕組みで解決したいと感じていました。
数十分で必要情報の整理が完了。トライアルで実感した使いやすさが決め手に
ー irohana visaはどのように知りましたか？
もともとFacebook広告などでよく見かけていて、存在自体は以前から知っていました。最終的には知り合いの方から紹介してもらい、本格的に検討を始めた形です。ちょうど行政書士法の改正もあって、そろそろシステムを入れないといけないなと思っていたタイミングでした。
ー 他のシステムとも比較検討されましたか？
はい、他社システム2社とirohana visaの計3社を比較しました。
実は私、以前勤めていた会社で他社システムを契約していたことがあるのですが、一度も使いこなせないまま解約になった経験があるんです。機能が多くて使いこなすところまで辿り着かなかった、というのが正直なところでした。もう一社は資料ベースで検討しましたが、面談が必須だったり、1件いくらの従量課金だったりと、運用面でハードルを感じる点がいくつかありました。
ー irohana visaを初めて触ってみた時の印象はいかがでしたか？
トライアルを開始して、本当に数十分くらいで、外国人本人や受入企業に関する基本情報の整理まで進められたんです。以前のシステムでは結局一度も使えなかったので、その差は大きかったですね。率直に「これは使いやすい」と思いました。
機能の設計も絶妙だと感じていて、必要なものだけが揃っている印象です。登録支援機関として管理すべき支援内容や、母国語での説明が必要な情報を整理しやすくなっており、そのほかの企業様側で用意いただくべき書類はirohanaのシステム上でURLを発行して作成依頼ができます。ちょうどシステムに任せたい部分だけに機能が絞られている感覚で、私にはこれがマッチしました。
ー 導入の決め手を改めて教えてください。
使いやすさと費用面、この2つが大きかったです。あとは、行政書士業務に該当する部分については、行政書士の先生に確認・依頼する前提で運用できる点も、導入時の安心材料になりました。
2人目以降の情報整理が2時間から30分へ。企業・行政書士との連携もスムーズに
ー 実際に導入されてから、申請まわりの時間はどう変わりましたか？
支援計画に関する情報整理や、それに付随する情報整理は、確認を含めても数十分程度で済むようになっています。以前は個別の台帳に一つひとつ入力していく形だったので、単純作業でミスも起こりやすい状態でした。いまは一度入力したマスターデータが反映されるので、手直しする必要がありません。
特に効果を感じているのが、同じ企業に複数名を配属する場合です。irohana visa上にある情報をそのまま活用できるので、2人目以降の受入れに必要な情報整理や、行政書士へ連携するための確認作業にかかる時間は、1人あたり約2時間から30分程度にまで大幅に短縮されました。情報を使い回すときの書き換え漏れに神経を使っていた以前と比べると、作業の気持ちの重さがまったく違いますね。
最終的なフローまで進めば、行政書士の先生に確認・依頼するための整理された基礎データや、登録支援機関として管理すべき支援関連情報をスムーズに確認できるので、だいぶ楽になりました。
ー 入力ミスや、書式変更への対応についてはいかがでしょうか？
ここはとても助かっています。導入後は情報整理や社内管理データにおける入力ミスがかなり減りました。以前は情報や社内管理データに入力ミスがあり、確認・修正に時間がかかることがありました。irohana visaを利用してからは、同じ情報を一元管理できるため、データの整合性を保ちやすく、実務面で非常に役立っています。
入管の書式は本当に細かく変わりますし、アナウンスなく変わっていることもあるので、自分でExcelの書式を追っていた時代は情報を追うだけでも大変でした。irohana visaだとシステム側で迅速に対応してもらえるので、変更点をこちらが把握する手間が省けて、大変助かっています。
ー 企業様や行政書士の先生との連携面ではいかがでしょうか？
ここも大きく変わったところです。irohana visaに登録されている情報をそのまま使って、企業様や行政書士の先生と連携を進められる体制が構築できました。システム上でやり取りできるのがいいですね。
ー 現在はirohana visa以外に、どのようなツールと併用されていますか？
スプレッドシートは引き続き使っていますが、管理項目はirohana visa導入前よりかなり減っています。月末の管理費請求でスプレッドシートの集計機能を使いたい、といった限定的な用途で残しているのがメインですね。外国人本人の情報、受入企業の情報、支援業務に必要な管理情報は、irohana visaに集約しています。
ー 事務作業の時間が減ったことで、業務全体にはどのような変化がありましたか？
ずっと一人でやってきて、50名を超えてきたあたりで「もうこれ以上は厳しいかもしれない」と感じていたんです。ところが、irohana visaを入れてから事務が大幅に効率化されたので、一人運営でも50名規模の支援を安定して行いやすくなりました。また、今後さらに人数が増える場合にも、担当者を増やしたり、入力業務を分担したりするための土台ができたと感じています。
浮いた時間で何をしたいかというと、特定技能で来てくれた方々と会う回数を増やしたいと思っています。もともと外国人本人との距離感は意識していて、生活面の相談に応じたり、場合によっては家電の買い替えを手伝ったりということもあるんです。そういう、本人に向き合う時間にもっと時間を使えるようにしたい。事務作業の負担が軽くなったことで、その方向に動けるようになったのは大きいですね。
「事務作業が苦手な自分にとっては、なおさら手放せない」システムがカバーしてくれることのありがたさを実感
ー 導入を検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いします。
申請に必要な情報整理の時間がだいぶ短縮されますし、ミスも減ります。書式変更にもシステム側で対応してくれるので、こちらで気にしなくて済む。事務作業全体の時間がしっかり削減できるという点で、非常におすすめのツールだと思います。
実は私自身、事務まわりの業務はあまり得意ではないんです。だからこそ、苦手な部分をシステムがカバーしてくれることのありがたさは、余計に実感しています。同じように一人、あるいは少人数で特定技能の支援を回している方にとっては、特に効果を感じやすいシステムだと思いますね。
