紙書類の山と分散管理。オンライン申請への移行がシステム見直しのきっかけに
ー まず、御社の事業内容と沢崎様のご担当業務を教えてください。
弊社は登録支援機関として特定技能外国人の支援を行っています。私は主に在留申請などに関する書類まわりの業務を担当しています。
ー irohana visaを導入する前、どのような課題を感じていましたか？
irohana visa導入前は、申請を入管の窓口に持参して行っていたので、紙主体の管理になっていました。書類の量が多いので保管も大変ですし、必要な書類を保管物の中から探し出すのにとても手間がかかっていましたね。
既存のシステムにもオンライン申請のボタン自体はあったのですが、実用には至らず、結局紙での運用が続いていた状況でした。パソコン上の共有ドライブにもデータは置いていましたが、結局提出のためには印刷して取り出してくるという作業が発生していたので、どうしても紙の管理が中心になってしまっていました。
ー 新しいシステムを検討するにあたって、どのように情報収集されましたか？
弊社代表がWeb上でシステムを探していたところirohana visaを見つけました。サービス紹介資料もわかりやすかったようで、「話を聞いてみよう」ということになりました。他社への問い合わせはせず、irohana visaが最初の一社だったと思います。
既存のシステムや、社長が以前使ったことのあるツールとも比較はしましたが、最終的にirohana visaに絞って検討を進めました。
UIの直感的な使いやすさと、初めての申請がスムーズに完了できたことが決め手に
ー irohana visaを初めて触ってみた時の印象はいかがでしたか？
UIがシンプルで見やすかったのと、操作が直感的で、マニュアルを見なくてもなんとなく分かる感じだったので、率直に使いやすいと思いました。どのページに行けばいいか迷うこともなく、特に困ったという場面はなかったです。
ー 導入の決め手を改めて教えてください。
無料トライアル中に、ちょうど在留資格の更新申請が必要な方がいて、情報収集から入管への申請まで一通りやってみたんです。私自身、その業務が初めてだったのでかなり不安だったんですが、本当にスムーズに進んで、最終的に許可もおりて。「これだ」と思って代表に報告しました。
データベースに登録されている情報が申請画面にそのまま使えるのもありがたくて、実際に新しく準備する情報はそれほど多くなかったので、かなり短時間で申請作業が完了できました。
ー 使っていて気になった点や要望を伝えたこともあるとのことですが、その辺りはいかがでしたか？
気になる点があればその都度担当の方に伝えさせてもらっていたのですが、すぐに改善対応していただけることも多くて、自分の声が届くということがとてもありがたいと思いました。 例えば外国人情報の表示項目の設定についても対応してもらって、今はとても使いやすくなっています。
申請作業が大幅に短縮。在留申請まわりの管理をirohana visaに集約できた
ー 申請にかかる時間は、導入前後でどのように変わりましたか？
以前は窓口持参で紙ベースでやっていたので、書類の準備から含めるとかなり時間がかかっていました。irohana visaだとボタン一つでZIPファイルを作ってくれるので、そこから入管システムに貼り付けるだけで、作業自体はものの数分で済むという感じです。
ー 現在はirohana visa以外に、どのようなツールと併用されていますか？
メインはirohana visaですが、Googleドライブも引き続き活用しています。採用前の段階でもらった履歴書を外部の企業様と共有したり、逆に企業様から情報をもらったりといった場面ではドライブの方が便利なので使い分けている状態です。在留申請まわりに関してはirohana visaで管理していくという方針で対応しています。
採用前の人材管理についてはirohana matchで対応できるようになると聞いているので、今後はそちらの活用も検討していきたいと思っています。
ー 現時点で使いにくいと感じる点はありますか？
最初の頃に気になった点はだいぶ対応していただいたので、今のところは特に困っていることはないですね。また何か出てきたらその都度お伝えしようと思っています。
「経験のない人こそ、使いやすい」業界未経験から飛び込んだからこそ感じた価値
ー 最後に、同じように業界未経験で特定技能の業務に携わることになった方へ、メッセージをお願いします。
自分一人でやろうと思うと、色々調べながら「これで合ってるのか」と不安に思いながら進めないといけないと思います。しかし、irohana visaのシステムを使っていれば、順番を教えてくれるかのように進めていけるので、経験のない人こそ使いやすくて分かりやすいんじゃないかと思います。
