irohanaで紙主体の管理から脱却し、書類関連業務の工数を80％削減。

Excel管理やオンライン申請のエラーで作業量とストレスが大きかった

ー まずはじめに、御社の事業内容と鴇田様の役割を教えてください。

当社は薬局、介護施設、保育園などを運営しています。私は特定技能外国人や、登録支援機関としてサポートしている他社の書類関連業務を担当しています。具体的には、書類の回収・管理、オンラインでの申請や入管窓口での対応が中心です。

ー 導入前にはどのような課題がありましたか？

一番の課題は紙主体の管理でした。過去データを再利用できず、毎回ゼロから書類を準備する必要がありました。

Excelで管理していましたが、入社日や更新時期なども一人ずつ確認して管理情報に反映する必要があり、1人の書類準備に2〜3時間かかることもありました。

さらに入管のオンライン申請で取り込むCSVファイルもエラーが出るたびに数回やり直す必要があり、1回の書類準備に半日潰れることもありました。

正直、作業量とストレスはかなり大きかったです。

画面構成が直感的でコスト面でも費用対効果の高さを感じた

ー irohanaを知ったきっかけは何でしたか？

ネットで「特定技能外国人管理ツール」と検索していた時に、SNS広告で目にしました。行政書士が関わっている点に信頼感があり、興味を持ちました。自然に導入を検討するきっかけになりましたね。

ー 他社との比較もされたそうですね。

はい、同時期に4社ほどトライアルを実施しました。比較の際に重視したのは操作性と価格です。

irohanaは、画面の構成が直感的で「次に何をすればいいのか」がすぐにわかりました。以前、別の管理ソフトを使ったことがありましたが、複雑で分かりにくく、結局現場では使い続けられませんでした。その経験もあって、「現場で誰もが迷わず使える」という点は特に大切にしていました。

コスト面についても、必要な機能が十分揃っているのに価格が抑えられており、費用対効果の高さを感じました。

ー 導入の決め手は何でしたか？

最も大きかったのはトライアルで体感したスピード感です。実際に更新書類の準備をした際、書類準備から許可までが最短で5日という結果になり、本当に驚きました。これまでのように入管フォーマットをダウンロードし、オンライン申請へCSVファイルを取り込み、戻ってきたエラーに対応して…という一連の流れに比べると、まるで別世界でした。

「あれだけ苦労していた作業が、こんなに簡単に終わってしまっていいのか」と感動しましたね。さらにUIがシンプルで迷いなく操作できた点も大きな安心材料になりました。

書類関連業務の工数は体感で80％削減、全体の業務時間でも50％以上の効率化を実感

ー 実際に導入してみて、どのような効果がありましたか？

一つひとつの書類関連業務の工数は体感で80％削減でき、全体の業務時間でも50％以上の効率化につながっています。以前はExcelで2〜3時間かけて準備していた作業が、irohanaでは数十分で終わるようになりました。ケアレスミスも大幅に減り、入管からの修正依頼に対応する時間も削減できています。

以前は「またエラーか…」と精神的に疲弊する場面もありましたが、今は安心して書類関連作業ができる環境になり、業務に余裕が生まれました。

外国人材を支援する業務自体に、より集中できるようになったのは大きな変化です。

ー 最後に、導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

紙やExcelで管理していると、どうしても属人的で煩雑になりがちです。その状況を脱却できたのは、irohanaを導入して一元管理ができるようになったおかげです。

特定技能外国人を受け入れる企業であれば、必ず効果を実感できると思います。導入を迷っている企業様には「まずは試してみること」をお勧めしたいですね。