一人で50名の特定技能を支援。増える人数と情報整理・支援書類管理のミスに課題を感じていた
ー まず、貴社の事業内容と石田様のご担当業務を教えてください。
弊社は外国人材の人材紹介と、特定技能の登録支援機関としての業務を行っています。私自身はリクルート、面接設定、入社後の引越しや生活サポート、営業まで、基本的にすべて一人で対応している状況です。マレーシア出身の妻が翻訳や入社後のフォローを一部手伝ってくれていて、最近は業務委託の経理の方にも一部入力業務を手伝ってもらえるよう準備を進めているところです。
ー irohana visaを導入する前、どのような課題を感じていましたか？
一番の課題は、一人で対応している中で特定技能の方の人数が増えてきて、管理の手間が膨らんでいたことですね。以前はスプレッドシートとクラウドストレージで管理していたのですが、人数が増えるにつれて限界を感じていました。
もうひとつ大きかった課題が、登録支援機関としての支援計画の策定や、それに付随する膨大な情報管理です。以前は、外国人材一人ひとりの詳細な情報を個別の管理シートに手入力して整理していたのですが、項目が非常に多いため、どうしても情報の集約に時間がかかっていました。一人で対応しているので、入力するのも確認するのも結局自分なんです。
そうすると、どうしてもチェックが甘くなってミスが残ってしまう。同じ企業に複数名が配属される場合、Excelを使い回す形で情報を整理するのですが、パスポート番号のように一部だけ変わる情報をつい書き換え忘れてしまうことも多くて。気をつけていても起きてしまうので、ここは仕組みで解決したいと感じていました。
数十分で必要情報の整理が完了。トライアルで実感した使いやすさが決め手に
ー irohana visaはどのように知りましたか？
もともとFacebook広告などでよく見かけていて、存在自体は以前から知っていました。最終的には知り合いの方から紹介してもらい、本格的に検討を始めた形です。ちょうど行政書士法の改正もあって、そろそろシステムを入れないといけないなと思っていたタイミングでした。
ー 他のシステムとも比較検討されましたか？
はい、他社システム2社とirohana visaの計3社を比較しました。
実は私、以前勤めていた会社で他社システムを契約していたことがあるのですが、一度も使いこなせないまま解約になった経験があるんです。機能が多くて使いこなすところまで辿り着かなかった、というのが正直なところでした。もう一社は資料ベースで検討しましたが、面談が必須だったり、1件いくらの従量課金だったりと、運用面でハードルを感じる点がいくつかありました。
ー irohana visaを初めて触ってみた時の印象はいかがでしたか？
トライアルを開始して、本当に数十分くらいで、外国人本人や受入企業に関する基本情報の整理まで進められたんです。率直に「これは使いやすい」と思いました。
機能の設計も絶妙だと感じていて、必要なものだけが揃っている印象です。登録支援機関として管理すべき支援内容や、母国語での説明が必要な情報を整理しやすくなっており、そのほかの企業様側で用意いただくべき書類はirohanaのシステム上でURLを発行して作成依頼ができます。ちょうどシステムに任せたい部分だけに機能が絞られている感覚で、私にはこれがマッチしました。
ー 導入の決め手を改めて教えてください。
使いやすさと費用面、この2つが大きかったです。あとは、行政書士業務に該当する部分については、行政書士の先生に確認・依頼する前提で運用できる点も、導入時の安心材料になりました。
2人目以降の情報整理が2時間から30分へ。企業・行政書士との連携もスムーズに
ー 実際に導入されてから、申請まわりの時間はどう変わりましたか？
支援計画に関する情報整理や、それに付随する情報整理は、確認を含めても数十分程度で済むようになっています。以前は個別の台帳に一つひとつ入力していく形だったので、単純作業でミスも起こりやすい状態でした。いまは一度入力したマスターデータが反映されるので、手直しする必要がありません。
特に効果を感じているのが、同じ企業に複数名を配属する場合です。irohana visa上にある情報をそのまま活用できるので、2人目以降の受入れに必要な情報整理や、行政書士へ連携するための確認作業にかかる時間は、1人あたり約2時間から30分程度にまで大幅に短縮されました。情報を使い回すときの書き換え漏れに神経を使っていた以前と比べると、作業の気持ちの重さがまったく違いますね。
最終的なフローまで進めば、行政書士の先生に確認・依頼するための整理された基礎データや、登録支援機関として管理すべき支援関連情報をスムーズに確認できるので、だいぶ楽になりました。
ー 入力ミスや、書式変更への対応についてはいかがでしょうか？
ここはとても助かっています。導入後は情報整理や社内管理データにおける入力ミスがかなり減りました。以前は情報や社内管理データに入力ミスがあり、確認・修正に時間がかかることがありました。irohana visaを利用してからは、同じ情報を一元管理できるため、データの整合性を保ちやすく、実務面で非常に役立っています。
入管の書式は本当に細かく変わりますし、アナウンスなく変わっていることもあるので、自分でExcelの書式を追っていた時代は情報を追うだけでも大変でした。irohana visaだとシステム側で迅速に対応してもらえるので、変更点をこちらが把握する手間が省けて、大変助かっています。
ー 企業様や行政書士の先生との連携面ではいかがでしょうか？
ここも大きく変わったところです。irohana visaに登録されている情報をそのまま使って、企業様や行政書士の先生と連携を進められる体制が構築できました。システム上でやり取りできるのがいいですね。
ー 現在はirohana visa以外に、どのようなツールと併用されていますか？
スプレッドシートは引き続き使っていますが、管理項目はirohana visa導入前よりかなり減っています。月末の管理費請求でスプレッドシートの集計機能を使いたい、といった限定的な用途で残しているのがメインですね。外国人本人の情報、受入企業の情報、支援業務に必要な管理情報は、irohana visaに集約しています。
ー 事務作業の時間が減ったことで、業務全体にはどのような変化がありましたか？
ずっと一人でやってきて、50名を超えてきたあたりで「もうこれ以上は厳しいかもしれない」と感じていたんです。ところが、irohana visaを入れてから事務が大幅に効率化されたので、一人運営でも50名規模の支援を安定して行いやすくなりました。また、今後さらに人数が増える場合にも、担当者を増やしたり、入力業務を分担したりするための土台ができたと感じています。
浮いた時間で何をしたいかというと、特定技能で来てくれた方々と会う回数を増やしたいと思っています。もともと外国人本人との距離感は意識していて、生活面の相談に応じたり、場合によっては家電の買い替えを手伝ったりということもあるんです。そういう、本人に向き合う時間にもっと時間を使えるようにしたい。事務作業の負担が軽くなったことで、その方向に動けるようになったのは大きいですね。
「事務作業が苦手な自分にとっては、なおさら手放せない」システムがカバーしてくれることのありがたさを実感
ー 導入を検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いします。
申請に必要な情報整理の時間がだいぶ短縮されますし、ミスも減ります。書式変更にもシステム側で対応してくれるので、こちらで気にしなくて済む。事務作業全体の時間がしっかり削減できるという点で、非常におすすめのツールだと思います。
実は私自身、事務まわりの業務はあまり得意ではないんです。だからこそ、苦手な部分をシステムがカバーしてくれることのありがたさは、余計に実感しています。同じように一人、あるいは少人数で特定技能の支援を回している方にとっては、特に効果を感じやすいシステムだと思いますね。
紙書類の山と分散管理。オンライン申請への移行がシステム見直しのきっかけに
ー まず、御社の事業内容と沢崎様のご担当業務を教えてください。
弊社は登録支援機関として特定技能外国人の支援を行っています。私は主に在留申請などに関する書類まわりの業務を担当しています。
ー irohana visaを導入する前、どのような課題を感じていましたか？
irohana visa導入前は、申請を入管の窓口に持参して行っていたので、紙主体の管理になっていました。書類の量が多いので保管も大変ですし、必要な書類を保管物の中から探し出すのにとても手間がかかっていましたね。
既存のシステムにもオンライン申請のボタン自体はあったのですが、実用には至らず、結局紙での運用が続いていた状況でした。パソコン上の共有ドライブにもデータは置いていましたが、結局提出のためには印刷して取り出してくるという作業が発生していたので、どうしても紙の管理が中心になってしまっていました。
ー 新しいシステムを検討するにあたって、どのように情報収集されましたか？
弊社代表がWeb上でシステムを探していたところirohana visaを見つけました。サービス紹介資料もわかりやすかったようで、「話を聞いてみよう」ということになりました。他社への問い合わせはせず、irohana visaが最初の一社だったと思います。
既存のシステムや、社長が以前使ったことのあるツールとも比較はしましたが、最終的にirohana visaに絞って検討を進めました。
UIの直感的な使いやすさと、初めての申請がスムーズに完了できたことが決め手に
ー irohana visaを初めて触ってみた時の印象はいかがでしたか？
UIがシンプルで見やすかったのと、操作が直感的で、マニュアルを見なくてもなんとなく分かる感じだったので、率直に使いやすいと思いました。どのページに行けばいいか迷うこともなく、特に困ったという場面はなかったです。
ー 導入の決め手を改めて教えてください。
無料トライアル中に、ちょうど在留資格の更新申請が必要な方がいて、情報収集から入管への申請まで一通りやってみたんです。私自身、その業務が初めてだったのでかなり不安だったんですが、本当にスムーズに進んで、最終的に許可もおりて。「これだ」と思って代表に報告しました。
データベースに登録されている情報が申請画面にそのまま使えるのもありがたくて、実際に新しく準備する情報はそれほど多くなかったので、かなり短時間で申請作業が完了できました。
ー 使っていて気になった点や要望を伝えたこともあるとのことですが、その辺りはいかがでしたか？
気になる点があればその都度担当の方に伝えさせてもらっていたのですが、すぐに改善対応していただけることも多くて、自分の声が届くということがとてもありがたいと思いました。 例えば外国人情報の表示項目の設定についても対応してもらって、今はとても使いやすくなっています。
申請作業が大幅に短縮。在留申請まわりの管理をirohana visaに集約できた
ー 申請にかかる時間は、導入前後でどのように変わりましたか？
以前は窓口持参で紙ベースでやっていたので、書類の準備から含めるとかなり時間がかかっていました。irohana visaだとボタン一つでZIPファイルを作ってくれるので、そこから入管システムに貼り付けるだけで、作業自体はものの数分で済むという感じです。
ー 現在はirohana visa以外に、どのようなツールと併用されていますか？
メインはirohana visaですが、Googleドライブも引き続き活用しています。採用前の段階でもらった履歴書を外部の企業様と共有したり、逆に企業様から情報をもらったりといった場面ではドライブの方が便利なので使い分けている状態です。在留申請まわりに関してはirohana visaで管理していくという方針で対応しています。
採用前の人材管理についてはirohana matchで対応できるようになると聞いているので、今後はそちらの活用も検討していきたいと思っています。
ー 現時点で使いにくいと感じる点はありますか？
最初の頃に気になった点はだいぶ対応していただいたので、今のところは特に困っていることはないですね。また何か出てきたらその都度お伝えしようと思っています。
「経験のない人こそ、使いやすい」業界未経験から飛び込んだからこそ感じた価値
ー 最後に、同じように業界未経験で特定技能の業務に携わることになった方へ、メッセージをお願いします。
自分一人でやろうと思うと、色々調べながら「これで合ってるのか」と不安に思いながら進めないといけないと思います。しかし、irohana visaのシステムを使っていれば、順番を教えてくれるかのように進めていけるので、経験のない人こそ使いやすくて分かりやすいんじゃないかと思います。
書類がどこにあるか分からない。特定技能管理の非効率さが導入のきっかけに
ー まず、貴社の事業内容とお二人のご担当業務を教えてください。
金沢様：
技能実習生の管理団体としての受け入れと、特定技能の受け入れを行っています。私は監理責任者として登録していて、技能実習生と特定技能の企業・外国人本人への対応を担当しています。
後藤様：
私も監理責任者として、特定技能に関わる登録支援機関としての業務全般を担当しています。
ー irohana visaを導入する前、どのような課題を感じていましたか？
金沢様：
外国人の情報はスプレッドシート、収集した書類はMicrosoft Teamsのフォルダで管理していました。申請はすべて行政書士の先生にお願いしていたのですが、先生から「この書類が欲しい」と言われるたびにフォルダを探し回って、すぐに出てこなかったり、「見つかりませんでした」と言ってしまうこともありました。時間もかかるし、非効率だと感じていましたね。
組合の総会でこの話が出て、「特定技能はシステムが何も入っていないから非効率だ、導入しよう」という方針が理事から出されたのが検討のきっかけです。
ー 導入を検討する中で、他のシステムとも比較されましたか？
金沢様：
複数のシステムを調べました。また、顧問行政書士の先生も独自に複数のシステムを含めた比較検討をしてくださって、点数化した比較表をまとめてくれました。そのトータルスコアでirohana visaが最も高く、理事に提案して決定したという流れです。
他社のシステムも確認しましたが、トライアルがなく画面の説明を受けるだけで、実際に触って使用感を確かめることができませんでした。irohana visaはトライアルで実際に操作ができたので、使い勝手がはっきり分かりました。
他システムと徹底比較し、トライアルで使い勝手を確認できたirohana visaに決めた
ー irohana visaを実際に触ってみて、使いやすさはいかがでしたか？
金沢様：
他のシステムは文字ばかりで、どこに何があるか全て確認しないと分かりませんでした。irohana visaは色付きで「準備中」「未入力」「完了」といったステータスがパッと目に入ってくるので、直感的に分かりやすいと思いました。
後藤様：
私は技能実習生のシステムを使っていますが、文字ばかりで、どれがどの企業の実習生なのか確認するだけでも大変なんです。irohanaは顔写真と企業名がセットで表示されているので、すぐ分かる。運用しやすいと思いました。技能実習の管理もいずれこのような形にできるなら、早く使いたいですね。
雇用条件書のデータ入力、翻訳作業が1/4に。行政書士との連携もirohana visa上で一元化できた
ー 導入前後でどのような変化がありましたか？
金沢様：
雇用条件書のデータ入力、翻訳作業は、以前は所属機関が作成した内容を確認して、さらにGoogle翻訳で外国語版を用意するという手順でした。irohana visaだと全部で5分くらいで完成します。以前は確認と翻訳を合わせて20分はかかっていたと思うので、4分の1以下になりましたね。
AI翻訳機能は本当に助かっています。自動翻訳をして通訳に確認依頼をして……という手間が丸ごとなくなりました。
ー 行政書士の先生との連携において、変わったことはありますか？
金沢様：
以前はやり取りをLINEやメールで行って、さらに自社のTeamsフォルダにも同じものを保管するという二重管理が発生していました。irohana visaだと私も行政書士の先生も同じ画面で書類を確認できるので、「どこに何があるか」をお互いがすぐ把握できる状態になりました。それだけでだいぶ楽になりましたね。
ー 活用してよかったと感じる点を、改めて教えてください。
金沢様：
外国人一人ひとりの情報や書類が一箇所に集約されているので、探し回らなくて済むこと。書類への入力作業が圧倒的に速くなったこと、翻訳も自動でできること。この3点が特に大きいですね。
後藤様：
画面がとにかく見やすいです。顔写真があるから誰が誰かすぐ分かるし、ステータスも一目で把握できる。毎日使うシステムなので、そういうところはとても大事だと思います。
「本当は他社に教えたくない」それほど手放せないシステムになった
ー 最後に、irohana visaの良さを一言で表すとしたら？
後藤様：
同業他社には、本当は教えたくないですね（笑）。それくらい手放せないシステムだなと感じています。
金沢様：
ホームページやシステムの色合いも含めて、画面が目に優しくて好みです。毎日使うものなので、そういうところも大事ですよね。
後藤様：
システム導入を検討している方には、ぜひ一度使ってみてほしいですね。
Excel管理やオンライン申請のエラーで作業量とストレスが大きかった
ー まずはじめに、御社の事業内容と鴇田様の役割を教えてください。
当社は薬局、介護施設、保育園などを運営しています。私は特定技能外国人や、登録支援機関としてサポートしている他社の書類関連業務を担当しています。具体的には、書類の回収・管理、オンラインでの申請や入管窓口での対応が中心です。
ー 導入前にはどのような課題がありましたか？
一番の課題は紙主体の管理でした。過去データを再利用できず、毎回ゼロから書類を準備する必要がありました。
Excelで管理していましたが、入社日や更新時期なども一人ずつ確認して管理情報に反映する必要があり、1人の書類準備に2〜3時間かかることもありました。
さらに入管のオンライン申請で取り込むCSVファイルもエラーが出るたびに数回やり直す必要があり、1回の書類準備に半日潰れることもありました。
正直、作業量とストレスはかなり大きかったです。
画面構成が直感的でコスト面でも費用対効果の高さを感じた
ー irohanaを知ったきっかけは何でしたか？
ネットで「特定技能外国人管理ツール」と検索していた時に、SNS広告で目にしました。行政書士が関わっている点に信頼感があり、興味を持ちました。自然に導入を検討するきっかけになりましたね。
ー 他社との比較もされたそうですね。
はい、同時期に4社ほどトライアルを実施しました。比較の際に重視したのは操作性と価格です。
irohanaは、画面の構成が直感的で「次に何をすればいいのか」がすぐにわかりました。以前、別の管理ソフトを使ったことがありましたが、複雑で分かりにくく、結局現場では使い続けられませんでした。その経験もあって、「現場で誰もが迷わず使える」という点は特に大切にしていました。
コスト面についても、必要な機能が十分揃っているのに価格が抑えられており、費用対効果の高さを感じました。
ー 導入の決め手は何でしたか？
最も大きかったのはトライアルで体感したスピード感です。実際に更新書類の準備をした際、書類準備から許可までが最短で5日という結果になり、本当に驚きました。これまでのように入管フォーマットをダウンロードし、オンライン申請へCSVファイルを取り込み、戻ってきたエラーに対応して…という一連の流れに比べると、まるで別世界でした。
「あれだけ苦労していた作業が、こんなに簡単に終わってしまっていいのか」と感動しましたね。さらにUIがシンプルで迷いなく操作できた点も大きな安心材料になりました。
書類関連業務の工数は体感で80％削減、全体の業務時間でも50％以上の効率化を実感
ー 実際に導入してみて、どのような効果がありましたか？
一つひとつの書類関連業務の工数は体感で80％削減でき、全体の業務時間でも50％以上の効率化につながっています。以前はExcelで2〜3時間かけて準備していた作業が、irohanaでは数十分で終わるようになりました。ケアレスミスも大幅に減り、入管からの修正依頼に対応する時間も削減できています。
以前は「またエラーか…」と精神的に疲弊する場面もありましたが、今は安心して書類関連作業ができる環境になり、業務に余裕が生まれました。
外国人材を支援する業務自体に、より集中できるようになったのは大きな変化です。
ー 最後に、導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。
紙やExcelで管理していると、どうしても属人的で煩雑になりがちです。その状況を脱却できたのは、irohanaを導入して一元管理ができるようになったおかげです。
特定技能外国人を受け入れる企業であれば、必ず効果を実感できると思います。導入を迷っている企業様には「まずは試してみること」をお勧めしたいですね。
みとうメディカル株式会社
人事・総務部 / 海外人材事業部
鴇田 恭平 様