2007年から続く外国人雇用、17年の歴史

ー まず、御社の事業内容と村田様のお役割を教えてください。

当社は、金型材料の販売および金型モールドベースの販売を行っています。私は製造本部長として、営業所からの加工指示をもとに生産計画を立て、全体の工程管理を担当しています。

具体的には、お客様からいただいた図面をもとにCAD室でデータを作成し、そのデータを現場へ展開します。その後、材料や部品の入荷日を確認しながら機械ごとの加工予定を組み、最終的な出荷予定までを一貫して管理しています。

また、労務管理や勤怠管理、消耗品の発注管理なども担当しており、業務範囲は多岐にわたります。その中でも特に大きな役割を占めているのが、外国人材の管理です。当社では現在、技能実習生・特定技能・エンジニアを合わせて27名の外国人材が働いています。

ー 外国人材の雇用は、いつ頃から始められたのですか。

2007年からです。当時はまだ「研修生」という制度で、1年間は残業ができない研修期間があり、2年目から実習生として働く仕組みでした。そこから数えると、外国人材の雇用はすでに17年ほどになります。

私自身は2006年に入社しましたが、ちょうど工場の立ち上げ時期にあたっており、翌年には外国人材の受け入れも始まりました。一から立ち上げに関わることができたのは、今振り返ると非常に良い経験だったと感じています。

その積み重ねがあるからこそ、現在ではさまざまな業務を任され、「困ったら村田に相談しよう」と言われるような立場になっているのかもしれません。

管理費を見直す中で、irohana導入を決めた

ー irohanaを導入されたきっかけを教えてください。

正直に言うと、一番の理由は管理費の高さでした。

以前はコンサルティング会社に業務を委託していましたが、訪問は月に1回程度で、実際の対応はほとんど私自身が行っているような状況でした。通訳として来ていただくことはありましたが、その内容に対して「この管理費は高いのではないか」と感じるようになっていました。

特定技能の場合、日本人と同等の待遇が求められます。しかし、管理費を支払い続けていると、外国人材本人の給与を十分に引き上げることが難しいと感じていました。内製化ができれば、その分を本人たちに還元できるのではないかと考えたのが、導入を検討するきっかけです。

ー 自社支援を検討されたきっかけは何でしたか。

すべてのきっかけは、以前からお世話になっていた行政書士の方との出会いでした。もともとエンジニアの在留カード更新をお願いしており、長くお付き合いがあります。

あるとき、管理費を下げたい一方で内製化は難しい、という悩みを相談したところ、「いろはなさんという会社があるよ」とご紹介いただきました。

その行政書士の方は非常に信頼できる存在で、理由書の作成にも長けており、当社の状況を細部まで理解してくださっています。その方が勧めてくださるのであれば間違いない、そう思えたことが自社支援を検討する大きな後押しになりました。

ー 他社のサービスは検討されましたか？

いえ、他社は特に検討していません。以前からお付き合いのある行政書士の方からのご紹介で、いろはなさんの説明を聞いた時点で、導入は7割ほど決まっていました。

当時は、「ここまできたら自分でやるしかないのかもしれない」とも考えていました。YouTubeなどで調べると、「10人程度いれば専属で対応してもよい」といった情報もありましたが、実際にはすでに多くの業務を抱えており、片手間で対応するのは難しいと感じていたのが正直なところです。

思っていたよりも、自社支援は現実的で無理のない選択だった

ー 実際に自社支援を始めてみて、いかがでしたか。

オンラインでの申請を1回目、2回目と経験するうちに、少しずつ自信がついてきました。正直な感想としては、「思っていたよりも、これだけで済むのか」という印象でした。

振り返ってみると、これまでも実務の8割程度は社内で準備を行い、その上でコンサルティング会社に依頼していたんですよね。そう考えると、「あと2割だったのか」と感じる部分もありました。

一方で、制度が変更された際に、どこへ問い合わせればよいのか分からないという不安はあります。常に自分だけで情報を追い続けるのは現実的ではありません。その点、いろはなさんが窓口としていてくれるのは非常に助かっています。自分たちで対応できる部分は自立して進め、任せるべきところは任せる。そうした関係性がちょうど良いと感じています。

ー システムで、特に便利だと感じる機能はありますか。

在留カードの更新アラーム機能ですね。特定技能に限らず、すべての外国人材を登録できるため、「そろそろビザの更新が必要な人は誰か」が一目で分かります。

以前は自分でExcelの管理表を作成していましたが、システムで一元管理できるようになった点は非常に大きいと感じています。色分けによって、「すでに対応が完了している人」「3か月を切っているため準備が必要な人」といった状況が直感的に把握できるので、あちこちの資料を確認しに行く必要がなくなりました。

給与・定着・成長につながるWin-Winの関係が築けるようになった

ー 自社支援に切り替えて、具体的にどのような変化がありましたか。

一番大きいのは、外国人材への還元ですね。

技能実習生の時代は、ボーナスも「雀の涙」で1万円か2万円くらいしかあげられなかった。コンサルティング料金を払っていたので、正直それが限界でした。

それが今では、みんな20万円くらいのボーナスをもらえるようになっています。基本給も上がって、彼らも喜んでいますね。

ー 支援費の削減分以上に、外国人材へ還元されているのですね。

そうですね。ただ、それが良い形だと思っています。給与を上げることでモチベーションが高まり、その結果として会社の業績向上にもつながり、長く働いてもらえるようになります。

実際に、特定技能2号を目指す人も出てきていますし、「これからも日本で働き続けたい」と思ってもらえることは、会社にとっても大きなプラスです。そうした意味で、企業と外国人材の双方にとって、Win-Winの関係を築けていると感じています。

分かった上で管理することが重要。irohanaなら導入してよかったと思えるはず

ー 今後の外国人材活用について、どのようにお考えですか。

育成就労については、現時点では取り組む予定はありません。あくまでも特定技能に絞って進めていきたいと考えています。

当社には、過去に在籍していたベトナム人スタッフが再び来てくれているケースもありますし、他社で技能実習を終え、特定技能へ移行していない方がいれば、ぜひ受け入れたいと考えています。金属加工の経験があれば、当社の業務内容とも大きな違いはありません。

また、特定技能2号については、最近、技能実習3号から特定技能へ移行したメンバーが3名おり、今後は2号取得を目指していくことになると思います。その点についても、大いに期待しています。

ー 最後に、同じように自社支援への切り替えを検討している企業様へ、メッセージをお願いします。

どの会社でも、コンサルティング会社に依頼していたとしても、提出書類の7割程度は自社で対応しているのではないかと思います。あとは、その残りの3割を、どうやって自分たちでできるようにしていくか、という点だと思います。

そこをさらに自社で担えるようになれば、その分を特定技能者の給与に反映することができます。給与が上がればモチベーションも高まり、結果として会社の業績向上にもつながりますし、長く働いてもらえるようになります。そうなれば、特定技能2号を目指す人も出てきて、企業と外国人材の双方にとってWin-Winの関係を築けるはずです。

日本は少子化が進んでいますので、今後どこかのタイミングで外国人材を活用せざるを得ない場面が必ず出てきます。そのときに、「分かった上で管理している」のと、「よく分からないまま管理している」のとでは、大きな差が出ると感じています。

システムを活用しながら自分自身の知識を高め、いろはなさんのアドバイスを受けながら進めていけば、きっと「導入して良かった」と思えるはずです。担当者の方も常に対応してくださいますし、その点でも非常に心強い存在だと感じています。

ケー・エム・エス株式会社
製造本部 部長
村田 様

すぐ動ける体制をつくるために、自社支援を選んだ

ー 外国人材の受け入れを始められた背景を教えてください。

やはり地方では、介護の仕事を希望する日本人が少なく、人材確保が非常に難しい状況があります。そうした中、2019年頃に特定技能制度が始まり、社長がいち早く着目したことがきっかけでした。

実は、当社は「釧路の介護施設として初めて特定技能人材を受け入れた施設」として、地元の釧路新聞にも掲載されたんです。取り上げられ方も「介護施設としては初の受け入れ」というもので、インタビューも受けました。

ー 最初の受け入れはいつ頃でしたか？

2022年です。本当は2020年に入国予定でしたが、コロナ禍の影響で2年間お待ちいただくことになりました。その間に寮も建設し、ようやく念願の入国が実現しました。フィリピンから11名の方が一度に入国されています。

ー 自社支援に切り替えられたきっかけは何でしたか？

それまでは登録支援機関さんにお願いしていたのですが、遠方に所在していたため、何かあった際にすぐ来ていただくことが難しい状況でした。もし来訪いただく場合も費用がかかってしまいます。

それであれば、自社で支援体制を整えたほうがよいのではないかという話になりました。ちょうど私がその業務を担当するために入社したタイミングでもあったため、自社支援へ切り替えることになりました。

ー 石田さんは前職でも外国人材のケアをされていたんですよね。

はい。前職の建設会社では、ベトナム人の方々の住宅確保をはじめ、必要なものの買い物に同行するなどのサポートを担当していました。次の仕事でもこの分野に携わりたいと思い、こちらに入社しました。

サポートのおかげで大きな戸惑いなく自社支援化を進められた

ー 自社支援を始めて、難しかったことや戸惑われたことはありますか？

特にないんですよね。私はフィリピン人だから、日本人だからと区別することはありません。結局は人と人との関係なので、大事なのは相手を思う気持ちだと思っています。

確かに、申請業務では分からない点もありますが、いろはなさんにサポートしていただいたり、都度相談できたりするので、大きく困ったことはありませんでした。

ー 登録支援機関から自社支援への切り替えで、不安はなかったですか？

不安は特にありませんでした。うちの施設は距離が離れているわけではありませんし、何かあればその日にすぐ行けます。困っている人がいたら、すぐ駆けつけて対応すればいいだけなんです。

国籍に関係なく、それぞれの人柄を見て関わっている

ー 現在は何カ国の方がいらっしゃいますか？

フィリピン、ネパール、ミャンマーの3カ国です。あいけあガーデン春採にはネパールの男性が、あいけあガーデン東陽にはネパールとミャンマーの方が働いています。徐々に多国籍な職場になってきています。

ー 国によって印象の違いはありますか？

フィリピンの方は、明るい方が多い印象です。人数が多かったことも影響しているかもしれません。

ネパールの方はとても真面目ですね。最初は仕事の中で注意する場面もあったようですが、指摘された後はきちんと改善していると聞きました。言われたことに真摯に向き合う姿勢を感じます。

ミャンマーの方もお二人とも真面目で、介護の仕事にしっかり向き合っている印象です。お二人とも女性ということもあってか、細やかな気づきや優しさが随所に見えます。

定着に向けて、日本語力の向上を大切にしている

ー 皆さんの向上心はいかがですか？

とても高いと思います。日本語の勉強にも皆さん前向きに取り組んでいますし、12月にはネパールの方が日本語試験を受けに行っていました。フィリピンの方とも情報交換をしながら、励まし合って頑張っているようです。

どちらの施設でも皆さん仲が良く、国籍を越えて、同じ寮の中でさまざまな情報交換ができています。

ー 定着に向けて、どのような取り組みをされていますか？

やはり、日本語能力の向上が欠かせないと考えています。介護福祉士の資格を取得するためには、実務者研修を受講する必要がありますし、その内容を理解するためにも日本語力が重要です。

日本語をしっかり理解できるように支援していきたいですね。それが介護福祉士の資格取得につながり、結果として長く働いていただけることにつながると考えています。

外国人材の受け入れは、現場を支える現実的な選択

ー 外国人材の受け入れによる効果はいかがですか？

人材確保の面では、本当に大きな助けになっています。もし彼らがいなければ、現場が回らず、利用者様の受け入れをお断りしなければならなかったり、日本人スタッフに無理なシフトを組まざるを得なかったりといった状況が生じてしまいます。

ー 日本人の採用は難しい状況ですか？

説明会などにも参加していますが、若い方が来てくださることはなかなかありません。学生さんが参加していても、介護職のブースには足を運ばないケースが多いのが実情です。

「同じ紹介料を支払うのであれば、日本人の方がよいのではないか」という声もあります。ただ、同じ年代の日本人の方が実際に来てくれるかというと、地方では非常に少ないのが現実です。そう考えると、若い外国人材の方に入っていただくことは、介護現場にとって現実的で有効な選択肢だと感じています。

ー 日本人スタッフとの関係で、気をつけていることはありますか？

一部の人材ばかりにケアが集中することも良くないので、全体的なケアのバランスを見ながら対応することが必要だと思っています。

私自身は外国人材を担当する立場ではありますが、他のスタッフからの要望も含めて、全員にきちんと真摯に向き合うよう心掛けています。

ー 最後に、外国人材の受け入れを検討されている方へメッセージをお願いします。

日本人か外国人かといった区別は、あまり意識しすぎなくていいのではないでしょうか。結局は同じ人と人との関係なので、その人のことを思って行動することが大切だと思います。

特別に力を入れすぎる必要も、あまりない気がしています。困ったことがあれば、きちんと声を上げてくれますし、「何か困っていることはないですか？」と一声かけるだけで十分なことも多いです。本当に困っていなければ、無理に踏み込む必要はないのかなと感じています。

株式会社あいけあ
石田 様

将来的には自社支援に切り替えたいという強い思いがあった

ー まず、御社の事業内容と杉本様の役割についてお聞かせください。

弊社は、小売・飲食を中心に、ライフスタイル全般や街づくりのプロデュースまで、幅広い事業を展開しています。私は人事室に所属し、特定技能人材の支援責任者を務めています。現在は、約30名の外国人スタッフをサポートしています。

ー 導入前から自社支援を進められていましたが、切り替えの背景や理由についてお聞かせください。

最初の半年間は、私自身が支援責任者の要件を満たしていなかったこともあり、登録支援機関に支援をお願いしていました。ただ、当初から「将来的には自社支援に切り替えたい」という強い思いがありました。

弊社は「顔が見えるコミュニケーション」を大切にしています。そのため外部に任せるのではなく、自分たちが直接関わり、サポートしながら信頼関係を築く方が、会社の文化に合っていると考えたためです。

導入の決め手はサポート体制

ー 導入前、どのような課題を感じていましたか。

以前利用していた他社システムは、書類作成には便利でしたが、アラート機能がなく、在留カード更新を見落とすリスクがあると感じていました。これは絶対に避けたいミスでした。

また、私自身がほぼ未経験からのスタートで、社内にも詳しい人がいなかったため、不安を抱えていました。さらに、申請書類の準備や更新業務に加えて他の業務も多く、現場での面談やフォローの時間を十分に確保できないことも課題でした。

ー irohana導入の決め手は何でしたか。

導入の決め手は、やはりサポート体制でした。irohanaのシステム自体は導入当初まだ完成版ではありませんでしたが、「行政書士を含むチームで全力で支えます」と言っていただき、とても安心できました。ほぼ未経験だった私にとって、「一緒に取り組んで頂ける」と思えたことは、非常に心強かったです。

現場での面談やフォローに割ける時間を大幅に増やすことができ、これまで以上にしっかり向き合えるようになった

ー 実際に導入してみて、効果を感じていますか。

はい、大きな変化を感じています。まず在留カード更新の期限管理です。アラート機能が30日前や90日前に自動通知してくれるため、更新期限を見落とすリスクを未然に防げるようになりました。

さらに毎週のリマインドメールで更新対象者が整理されて届くので、わざわざログインしなくても状況を把握でき、忙しい現場では特に助かっています。

申請手続きも「ステップ1」「ステップ2」と順を追って進められる仕様になっており、必要事項を入力するだけで次に進めるため、初心者でも迷うことはありません。

ホーム画面も見やすく、ログインすれば「今やるべきこと」が一覧で表示されます。特定技能支援を始めたばかりの担当者にとって、とてもありがたい機能です。

irohana導入によって、現場での面談やフォローに割ける時間を大幅に増やすことができ、スタッフ一人ひとりとこれまで以上にしっかり向き合えるようになったのは、大きな効果だと実感しています。

ー 導入後のサポート面はいかがですか。

いろはな社の皆さまは、「チームの一員」だと思っています。サポートの方々がすぐに相談に乗って支えてくださるおかげで、業務を円滑に進めることができています。

以前、「私たちをチームだと思ってください」と言っていただいたのですが、本当にその通りだと感じています。

ー 今後、自社支援を検討している企業へのメッセージをお願いします。

特定技能支援は、書類業務や申請作業が多く、大変なことも多いです。しかし、irohanaにはそれを仕組みで解決する機能と、困ったときに支えてくれるサポート体制があります。

自社支援は決して難しいことではなく、正しく準備すれば十分に実現可能です。弊社のように「自社支援が自社の文化に合っている」と感じている企業様は、ぜひ一度いろはな社に相談してみてください。

株式会社ウェルカム
コーポレート部門 人事室
杉本 かさね 様

委託先の対応不備やコスト削減の観点から自社支援を検討

ー まずはじめに、足立さんの現在の業務内容について教えてください。

HR領域を幅広く担当しており、人事・給与・勤怠・行政書類など、労務を含むバックオフィス業務全般を経理以外すべて担っています。

ー 特定技能人材の支援について、irohana導入前にはどのような課題がありましたか？

端的に言えば、外国人の採用から支援までを完全に内製化したいと考えていました。技能実習生を受け入れていた当時、委託していた登録支援機関の対応は後手で手厚いサポートとは言えず、人材紹介や派遣の経験がある私から見ても物足りないものでした。さらに月2万5千円を支払っているにもかかわらず、義務的支援である定期面談はほとんど実施されず、「この費用に見合う支援なのか」という疑問を常に抱えていました。

現場で起きた問題についても、登録支援機関から入ってくる情報はほぼありませんでした。全ては現場から上がってくる情報だけで、「だったら仲介業者は不要ではないか？」という状況でしたね。

特に外国人スタッフが通訳や登録支援機関を介して情報を伝える際に、肝心要の部分がごっそり抜けてしまったり、文脈で捉えれば全く違う内容だったりするケースが多かったんです。問題解決においても、関与する人間が増えれば増えるほど情報精度が落ちてしまう。だから自社でやった方が早いという結論に至りました。

構想や目標とフィットしていた点やコスト感が決め手に

ー 内製化に向けてどのような検討をされましたか？

内製化を進めるにあたり、AIで登録支援機関の立ち上げ方法を調べ、単なる自社完結だけでなく将来的な収益化も視野に入れていました。委託費用や採用コストを抑え、その分を職員に還元したい思いがあったからです。

その一環で人材紹介の資格を取得し、登録支援機関も立ち上げました。結果的に自社支援に必須ではないと後から知りましたが（笑）。

せっかく設立した以上、今後いろいろな形で活用していきたいと考えています。

ー irohanaとの出会いはどのような経緯でしたか？

たまたま当時の営業担当だった矢野さんから電話をいただいて、「irohanaというサービスが内製化にすごくフィットして伴走できるサービス内容になっています」というお話をいただきました。まさにタイミングが良かったですね。

ー 導入の決め手を教えてください。

決め手となったのは、まず費用感が自社のコストを圧迫しなかったこと、そして当時掲げていた構想や目標にしっかりフィットしていた点、さらに矢野さんのお人柄です。導入してからは、いろはなさんの柔軟な対応力をより強く実感しています。SNS上にグループを作って対応していただけるなど、こちらからの無理なオーダーや、事例のない要望にも応えていただいています。

紙のファイルを探す手間なくシステム上で完結

ー 現在のシステム活用状況はいかがですか？

ほぼ毎日いろはなを開いています。ビザ更新や定期届出の確認など、忘れやすいタイミングでチェックできるのは大きな安心です。入職予定者の入力状況や各種申請も、紙のファイルを探す手間なくシステム上で完結。必要な情報がすべて集約されているので、対応がスムーズになりました。今では、外国人スタッフに関する業務は「まずirohanaを開く」が当たり前の流れになっています。

ー 最後に今後の展望をお聞かせください。

「誰かがやってるなら自分もできる」と思って始めました。実際に内製化してみると、システム導入に勝るものはないと実感しています。大事なのは“内製化を目的にしない”こと。目的を明確にした上での手段だということです。

私の場合は、コストを抑えて職員に還元する原資を確保したいという目的があったので、特別な覚悟は不要でした。内製化は人に迷惑をかけることでも何かを失うことでもなく、むしろ業務時間を減らせるだけ。システム導入ならirohanaが最適だと思います。

医療法人中川会
介護老人保健施設 萩の里あすか 次長
足立 雄一 様

登録支援機関がサポートしてくれるのは主にトラブル時のみという状況だった

ー まず、特定技能外国人材の受け入れを始められた経緯を教えてください。

弊社では2007年頃から技能実習生の受け入れを開始していました。最初は中国の方々で、その後ベトナムの方々も受け入れるようになりました。現在は実習生の新規受け入れは停止し、特定技能に完全移行しています。

ー 登録支援機関から自社支援に切り替える前は、どのような課題がありましたか？

正直なところ、明確な課題というほどではなかったのですが、月1人3万円で20人だと月60万円のランニングコストの高さは気になっていました。また、蓋を開けてみると、登録支援機関がやるべき業務の大部分を実際には自社でやっていたんです。

役所への同行、銀行口座開設の付き添い、買い物支援、住居の手配など、日常的な生活支援はほぼ全て自社で対応していました。登録支援機関がサポートしてくれるのは主にトラブル時のみでした。

ー irohanaのことはどのように知りましたか？

DMをもらったのがきっかけで興味を持ちました。特定技能支援に限らず社内コスト削減を担っている中で、支援費が下げられるならということで検討を始めました。ROIを明確に示してくれたので、判断がしやすく、導入の決め手になりました。

1名から試験導入し3ヶ月後に切り替えを判断。コストが3分の1まで削減できた。

ー 導入はどのように進められましたか？

まず1人でテストしてみました。ちょうどベトナムの方が入社するタイミングだったので、その方で試してみて、3ヶ月ほどで「これならいける」と判断しました。

担当者からも「もう大丈夫です」という言葉をもらい、段階的に全員を切り替えていきました。チャットで質問すると即座に回答をいただけるのがとても良かったです。今まで依頼していた登録支援機関よりもむしろ信頼できると感じました。

ー 現在の運用状況やコスト削減などの効果はいかがですか？

担当者は週4日勤務のパートタイムで、月140時間のうち30時間程度を特定技能関連の業務に充てています。24人の外国人材をサポートしていますが、システムが使いやすく、情報も一元管理されているので効率的に作業できています。

コストについては、月60万円が20万円になったので、3分の1に削減できました。これは毎月のことなので、年間で考えると相当な削減効果です。削減できたコストは社員教育や新しい投資に回しています。

手厚いサポートがあるので大きな変化を感じることなく移行可能

ー システムの使い勝手はいかがですか？

アラートも見やすく、シンプルで分かりやすいです。例えば特定技能2号の試験を受ける人の情報収集なども、今まではいちいち聞いていたのが、システム上で自分で確認できるようになりました。人の情報がすぐに見えるのはありがたいですね。

ー 導入を検討している他社へのアドバイスがあればお願いします。

他社に任せていた対応や責任を全て自社で担うという覚悟は必要ですが、irohanaなら手厚いサポートがあるので、大きな変化を感じることなく移行が可能です。支援費削減により浮いたコストを他の施策への投資や職員へ還元ができるので早めの決断をお勧めします。

ー 最後に今後の展望をお聞かせください。

今後も特定技能人材を増やしていく予定です。

日本人の採用が難しい現状において、外国人材は製造業を支える不可欠な存在です。働くメンバーの中には高い志を持つ人材も多く、現場を大きく前進させています。

これからは特定技能者からもマネジメント層を育成し、より強いチームづくりを進めるとともに、海外工場の開設も視野に入れていきます。

株式会社瀬戸水産
管理部長
瀬戸 雄馬 様